Prima c’erano le raccomandate con avviso di ricevimento, ora si usa la mail! Se sei un libero professionista, hai un’azienda o una ditta individuale sai bene che, per legge, sei obbligato ad avere un indirizzo di posta a cui ricevere messaggi che hanno valore legale.
Quello che ti serve è servizio di posta elettronica certificata il quale ti consente di inviare e ricevere e-mail con valore legale simile a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, con attestazione dell’orario esatto di spedizione.
Ma come fare a registrare una PEC personale o per la propria azienda?
Se non hai la minima idea da dove iniziare o ancora dubbi riguardo alle procedure, in questo articolo ti illustro meglio come si attiva e come funziona questo servizio.
- Che cos’è la PEC
- I migliori gestori di caselle PEC
- Pec.it di Aruba, il servizio migliore
- PosteCert di Poste Italiane
- MailPec di Libero Mail
- LegalMail con prova di 6 mesi gratis
- Register.it
- In conclusione
Cos’è la PEC
Prima di vedere come fare una PEC, per chi non sapesse esattamente di cosa si tratta, partiamo dalle basi e andiamo a capire che cos’è.
PEC sta per Posta Elettronica Certificata che è un sistema attraverso il quale le email che si inviano e ricevono hanno un valore legale paragonabile a quello di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno e con attestazione dell’orario di spedizione. A stabilirlo è la normativa DPR dell’11 Febbraio 2005, n. 68.
A differenza di una casella normale, come quella di gmail o altri, i protocolli di sicurezza utilizzati garantiscono la certezza del contenuto della lettera e degli eventuali allegati, rendendoli impossibili da modificare. La certificazione è data dal gestore del servizio dell’utente che rilascia anche una ricevuta al mittente, Il gestore del destinatario, a sua volta, rilascia una ricevuta di avvenuta consegna al al mittente, sempre se certificato.
A cosa serve la PEC
Proprio per questa sua certificazione e valore legale, è obbligatoria per ogni azienda, libero professionista e proprietario di partita IVA. La PEC è sempre più richiesta ed essenziale, soprattutto dopo l’entrata in vigore nel 2019 dell’obbligo di fatturazione elettronica.
Inoltre, va fatto notare che la posta elettronica certificata si può usare come in caso di contenzioso, poiché garantisce l’opponibilità a terzi del messaggio.
Questo rende la PEC utile non solo alle aziende ma anche a privati che fanno acquisti o utilizzano servizi online e vogliono avere della documentazione con valore legale dai siti di cui sono clienti come garanzia da usare in caso di problemi.
Come creare una casella di posta elettronica certificata
Passiamo ora a vedere come fare una PEC. La procedura per attivarla è davvero semplice, una volta scelto il gestore a cui ci si vuole affidare – poco più giù troverai una lista dei migliori.. L’unica cosa che può creare un po’ di confusione è la differenza tra la PEC singola e quella di dominio. La prima è una mail normale, mentre la seconda la si chiede quando si vuole associare la pec ad un dominio registrato, ad esempio quello del tuo sito internet.
Detto questo, avendo valore legale, la procedura non è velocissima come creare una casella nuova mail normale, ma nemmeno tanto più lunga e saranno necessari i documenti d’identità. Indipendentemente dal servizio che sceglierai, avrai sempre bisogno della carta d’identità (una copia da inviare) e del codice fiscale, quindi preparali.
Munito di questi documenti, devi andare sul sito che hai scelto e compilare il modulo di richiesta, dove dovrai inserire tutti i dati tuoi e del tuo business. Tutto qui!
Sebbene questo modulo di registrazione possa variare leggermente da gestore a gestore, non c’è proprio nulla di difficile e la procedura è semplicissima e velocissima.
Si può attivare una PEC gratis?
Ti dico subito che non c’è nessun modo per avere la PEC gratuita!
In passato, poco dopo l’entrata in vigore della normativa, un modo c’era: si trattava del servizio CEC-PAC. Oggi, però sono tutti a pagamento, in quanto questo gestore è chiuso da anni. Al massimo ti danno un periodo di prova gratis di qualche mese, come fa LegalMail e Registro.it, ma poi devi comunque pagare un canone per mantenerla.
Registro.it, ad esempio, è gratis solo per i primi 6 mesi ma dopo devi passare ad un piano a pagamento, altrimenti hai un costo di 9,9€ se non vuoi usare più i loro servizi.
Dunque, metti il cuore in pace e preparati ad aggiungere un altro costo alla gestione della tua attività, ma per fortuna è molto basso! Se sei un privato, invece, ci sono opzioni più economiche. Vediamo le principali offerte
I migliori gestori di caselle PEC e le loro offerte
Poiché questo servizio ha un costo, è meglio prima di scegliere su quale sito farla, consultare le varie offerte e trovare quella più conveniente.
Per fortuna ho fatto il grosso del lavoro per te.
Dopo aver consultato le offerte di diversi siti, ho raggruppato i migliori e li ho messi a confronto. Qui sotto, infatti, troverai i dettagli sui servizi più validi a cui ci si può affidare per la posta certificata. Ogni fornitore, offre diversi servizi e anche i costi sono abbastanza variabili.
I migliori gestori per creare una casella di posta PEC sono:
Pec.it di Aruba
Al primo posto c’è, senza alcuna ombra di dubbio, la PEC di Aruba. Si tratta di uno dei servizi migliori in Italia e il più utilizzato: il 62 % circa di tutte queste mail è creato proprio con Aruba.
Offre 3 piani diversi, per le diverse esigenze. Il più economico è lo Standard che costa solo 5€ per il primo anno e 7,90€ al rinnovo. Basta già per gran parte dei privati e partite IVA con 1 gb di spazio. Per chi ha bisogno di un servizio più professionale c’è il piano Pro che raddoppia la casella a 2GB e ti da anche 3GB di archiviazione, oltre alla notifica sms. Il suo costo è di 25€ all’anno. Infine, per chi necessita di ancora più spazio c’è il Premium che costa 40€ all’anno e offre una casella sempre da 2 GB e 5 GB di archiviazione in più (8 in totale). Ai prezzi va aggiunta l’IVA.
Tutti i piani prevedono la protezione antivirus e da spam. Inoltre, per i piani Pro e Premium c’è la possibilità di controllare la posta tramite la comoda App Mobile.
PosteCert di Poste Italiane
Un’altro servizio valido è PosteCert, ma il costo è abbastanza alto. Gestito da Poste Italiane prevede un piano per i privati da 5.5€ + IVA all’anno con una casella di soli 100MB e con cui si possono inviare fino a 200 pec al giorno.
Per chi ha partita IVA e per le aziende ci sono 2 piani diversi: PEC Base Business e Avanzato Business, ma non ci sono informazioni sui prezzi e si deve contattare direttamente Poste Italiane per avere un’offerta. Quello che si sa, è che entrambe hanno 1Gb di spazio e la Avanzata ha come bonus la possibilità di attivare il servizio opzionale di conservazione delle ricevute e notifiche dei messaggi.
Per maggiori informazioni devi inviare loro una richiesta o chiedere direttamente allo sportello.
MailPec di Libero Mail
Un’offerta davvero interessante è quella di Libero Mail che prevede solo due piani, dalle condizioni molto chiare e semplici.
Il primo, chiamato Family PEC è il piano riservato a privati che costa 14,99€ al mese (qui l’IVA è compresa) e offre 1 Gb di spazio per le mail, come anche un invio illimitato.
L’altro, chiamato PEC Unlimited è attivabile da aziende, liberi professionisti e anche privati, costa 30€ + IVA all’anno e offre una casella dallo spazio limitato e puoi inviare tutte le mail che vuoi.
Sebbene il piano base non sia dei più economici, quello professionale è davvero ottimo per molte aziende che ricevono tanta posta.
LegalMail
Si tratta di uno dei pochi servizi che ti permette di avere la PEC gratis, ma solo per 6 mesi. Dopo di che si deve passare ad un piano di pagamento.
I piani previsti sono 3: Il più economico è LegalMail Bronze che costa 25€ e ti da una casella da 5GB, notifica SMS e la possibilità di leggere le mail dall’App Mobile per Android e iOS. Se hai bisogno di più spazio c’è il Silver che offre 8 GB e alle opzioni di prima aggiunge la lettura delle fatture B2B, a 39€ all’anno. Da notare che se attivi la versione gratuita per i primi 6 mesi, è questo il piano che ti verrà attivato.
Infine c’è LegalMail Gold che costa 75€ all’anno ed offre 15GB di spazio. Tieni presente che tutti i prezzi sono senza IVA e lo spazio di tutti i piani è composto da una casella di 2GB e i restanti sono per un archivio di sicurezza. Si attiva qui.
Register.it
Infine, vediamo il servizio di register.it che offre diverse soluzioni in offerta per il primo anno. Il piano più economico è PEC Agile che costa 33€ all’anno, ma si può avere gratuitamente per i primi 6 mesi. Si passa poi a PEC Unica, un servizio per aziende e business a partire da 43€ al mese, in offerta a 34€ per il primo anno. Si possono avere 3GB per la casella ed è attivabile su dominio personalizzato. Se hai bisogno di 5GB, il prezzo sale a 68€ (59 in promozione per il primo anno). Infine vengono offerte soluzioni su misura, ma si deve contattare l’azienda per un preventivo.
SI tratta di uno dei pochi servizi che permette una prova gratuita per 6 mesi, ma non proprio! È gratis, ma solo se la rinnovi una volta trascorsi i 6 mesi di prova. Leggendo bene, infatti, c’è scritto che se non si rinnova il servizio una volta terminato il periodo di prova gratuito, ti verrà addebitato un costo di settaggio di 9,90€! Qui i dettagli.
Tutte le caselle hanno la protezione antivirus e antispam, come anche la possibilità di invii illimitati ogni giorno. Da notare che ai prezzi degli abbonamenti va aggiunta l’IVA.
In conclusione
Sebbene la PEC sia quasi esclusivamente usata per il business, è molto utile anche per privati cittadini. Le mail ricevute, se inviate anch’esse da indirizzi di posta elettronica certificata hanno comunque valore legale. Si può usare come una casella dove mantenere tutte le mail più importanti (tutto l’opposto delle caselle temporanee)
Ovviamente una mail qualunque, come hotmail non basta e ne serve una speciale. Serve un servizio specializzato che rispetti le normative dello stato e ti garantisca la conservazione delle mail e non solo.
Grazie ai protocolli di sicurezza utilizzati nell’invio, trasmissione e ricevimento, infatti, si ha la garanzia che nessuno può modificare in alcun modo il contenuto della mail. Per questo, in caso di contenzioso, permette l’opponibilità a terzi del messaggio.